LES GUIDES DE 3TONNES
Financer son projet
Dans ce guide, vous trouverez des informations, des idées et des conseils pour financer la formation des familles sur un territoire. Ce guide est à titre indicatif et n'engage pas 3tonnes. Il est en amélioration et correction permanente avec les retours d'expérience fournis par les utilisateurs.
Dans l'idéal, c'est aux communautés de réunir elles mêmes les moyens financiers pour s'offrir une formation qui va améliorer le quotidien de leurs membres. Dans la pratique, certaines communautés sont extrêmement pauvres et risquent d'accroitre leurs difficultés en mobilisant le peu qu'elles ont dans une initiative qui ne donnera des fruits qu'à long terme. D'autres communautés même si elles ont plus de moyens peuvent avoir besoin de la formation mais ne pas en faire une priorité ou avoir besoin de voir des résultats pour investir par elles même.
Le territoire avec lequel vous êtes en relation, un quartier dans une ville ou un village en zone rurale, n'a pas la capacité ou la motivation de se financer entièrement.
Vous êtes une ONG de la diaspora (ou un groupe de personnes ou une famille ayant accès à des moyens financiers) : les conseils ci-après peuvent vous aider à monter et financer un projet de formation dans un territoire en difficulté..
Vous avez ouvert un centre de formation mais vous faites face à des difficultés pour le financer : les conseils ci-après peuvent vous aider à faire appel à une ONG pour vous aider à financer, au moins en partie, votre centre.
Vous êtes coach et vous avez identifié une communauté qui a besoin de la formation : les conseils ci-après peuvent vous aider à oeuvrer avec une ONG pour l'aider.
Ce guide présente un montage financier destiné aux petites structures qui évoluent indépendamment des bailleurs de fonds publics et privés de grande envergure et qui veulent impacter concrètement avec un budget annuel compris entre 500 et 1000 $. L'objectif de l'initiative sociale est triple : (1) fournir aux familles des moyens scientifiques et techniques de retrouver leur autonomie alimentaire en quantité et en qualité, (2) stimuler l'entreprenariat social en rémunérant les partenaires sur le terrain et (3) péréniser l'action de formation en motivant de nouvelles familles à auto-financer leurs formations scientifiques et techniques.
FINANCER SON PROJET
Maîtriser les besoins financiers du projet
Dans ce guide, vous trouverez la description détaillée des postes budgétaires à pourvoir pour initier et mener à bien une première formation
1 Négocier la prestation du coach
Si vous avez déjà une personne de confiance sur place qui a le profil, le mieux est de prendre le temps de la former. Prenez en compte le fait que démarrer en tant que coach est compliqué. Il faut s'organiser sur plusieurs fronts à la fois : la science, le robot, le groupe. Laissez lui le temps de prendre ses marques pendant quelques mois avant de commencer le coaching d'un groupe. La formation individuelle par le coaching SOLO est payante. Elle revient à 40 € et est en vente sur la boutique du site, Cependant, 3tonnes fait en sorte qu'il soit possible de suivre le coaching gratuitement en parrainant des amis Facebook. Il est par contre essentiel que la personne se rapproche d'un coach expérimenté pour un mentorat. Elle n'a pas besoin d'avoir fini la formation pour commencer à coacher.
Dans la région du Grand Kasaï, le prix conseillé pour le mentorat d'un nouveau coach par chat Messenger ou Whattsapp est un forfait annuel de 12 $ pour 1h de mentorat par mois à 1 $. Le mentor s'engage à répondre dans les 24h au nouveau coach pour l'aider.
Conseil
Autant que possible, prenez en charge
en totalité
son mentorat et au moins en partie ses frais d'équipement et notamment le matériel d'expérience (vous pouvez par exemple convenir que le matériel appartient au coach après nombre donné de coaching réalisé pour le compte de votre organisation). Vous pouvez aussi avancer jusqu'à 50% de sa rémunération.
Le coach est un acteur clé pour réussir la mise en place d'une formation dans un nouveau territoire. Si vous n'avez personne de confiance sur place, cela peut valoir la peine de faire appel à un coach aguerri même si le projet doit coûter plus cher. N'hésitez pas à mettre en place un coaching par téléphone. Vous pouvez repérer et contacter un coach en consultant les publications sur la page Facebook 3tonnes qui mentionne les groupes coachés du territoire cible.
Conseil
Demandez au coach expérimenté de vous aider à identifier un futur coach parmi les participants de la première formation à distance et à ensuite mentorer ce dernier au cours de la seconde formation. Négociez éventuellement un bonus en cas de succès.
Dans la région du Grand Kasaï, le prix conseillé pour la prestation d'un coach est de 60 $ pour 40 heures de travail environ : 1$ par séance auquel on ajoute 0,5$ pour les frais de prestation.
Vous pouvez consulter le guide Devenir coach professionnel pour connaître plus précisément l'activité de coach pour la formation 3tonnes et comprendre la construction du prix que nous conseillons.
Que votre coach soit expérimenté ou nouveau, il est préférable de privilégier les échanges par chat Messenger ou Whattsapp qui vous coûte moins cher et qui laisse des traces écrites de vos engagements mutuels. Facebook Messenger n'est plus gratuit, il est donc appréciable de prendre en charge pendant la négociation une partie du forfait data du coach (surtout si au final vous ne débutez pas le coaching). Par la suite, le forfait data est pris en compte dans ses frais et vous avez normalement moins à échanger.
Une participation de 4 $ à son forfait data pendant le mois de négociation permet au coach de s'engager à vous répondre rapidement ainsi qu'aux autres interlocuteurs. Si il a du forfait sur le moment, il est possible de convenir de payer ce montant en différé.
2 Fournir du matériel
Le programme de coaching complet prévoit 4 acquisitions de matériel. Sauf pour la première livraison, le coach vous préviendra 2 mois à l'avance pour que vous ayez le temps de vous organiser. Il se chargera de récupérer le matériel au marché et au fret puis le livrera. Il profitera des livraisons pour animer des ateliers comme décrit dans le guide organiser des ateliers.
Dans le Grand Kasaï, un atelier revient à 10 $ environ avec 5 $ de prestation et 5 $ de frais de déplacement pour aller au marché et au fret (forfait à négocier). Il faut compter 40 $ pour les 4 livraisons.
Ces livraisons ne sont pas obligatoires. Vous pouvez acquérir le tout ou une partie à votre convenance. Vous pouvez consulter le guide sur acquérir du matériel. Il est aussi possible de livrer plus de matériel que prévu par le programme. Les prix donnés ici sont approximatifs et prennent en compte autant qu possible les frais de transfert d'argent et de fret éventuels.
[A] - L'équipement de téléphonie ( ~60 $)
L'objectif de cette livraison est d'apporter aux familles qui en ont besoin le matériel pour pouvoir écouter les leçons : une SD carte avec l'audio (7 $), téléphone (25 $), carte SIM et mobile money (< 3 $) et éventuellement un panneau photovoltaÏque (25 $).
[B] - Le matériel pour les expériences (~60 $)
L'objectif de cette livraison est de faire des expériences scientifiques devant le groupe. Il s'agit de fournir au coach, s'il n'en a pas déjà en sa possession, le matériel nécessaire. Le matériel à importer revient à 50 $ environ.
[C] - L'outillage et semences lot 1 (~210 $)
L'objectif de cette livraison est de fournir l'outillage et les semences nécessaires pour les cultures de les enseignements 7 et 8. Le matériel à importer revient à 140 $.
[D] - L'outillage et semences lot 2 (~30 $)
L'objectif de cette livraison est de fournir l'outillage et les semences nécessaires pour les cultures des enseignements 9 et 10. Attention les graines sont fragiles, il faut éventuellement décaler le calendrier pour éviter la saison sèche si le territoire n'a pas de source d'eau. Le matériel à importer revient à 20 $.
Une fois récupéré par le coach, le matériel revient à 360 $ en total. Il faut encore l'acheminer au groupe.
3 Créer un groupe dans le robot de 3tonnes
Le coaching PRO pour accompagner un groupe coûte 2 tickets par séance de coaching. Les tickets peuvent être troqués avec des groupes ou achetés dans la boutique de 3tonnes : 1 ticket vaut environ 1 € soit 80 € pour les 40 leçons. .
Pour comprendre le fonctionnement des tickets, vous pouvez consulter la page sur le coaching. Troquer des tickets demande un peu plus d'effort qu'un habituel paiement en ligne. Cependant, ces tickets vont permettre aux communautés que vous soutenez d'autofinancer à terme leurs nouvelles formations. En effet, les familles peuvent troquer des tickets contre des produits (fruits, légumes, oeufs, ...) et services (courses, ....) avec ceux qui passent le coaching SOLO sur Facebook. Ils peuvent au bout de plusieurs mois collecter assez de tickets pour financer le robot pour accéder au coaching PRO. C'est grâce à ses tickets que votre organisation pourra accompagner son territoire cible vers l'autonomie.
Conseil
En suivant le coaching SOLO, un ou même plusieurs membres de votre organisation peuvent mieux comprendre le fonctionnement des tickets et mieux aider les communautés à en obtenir. C'est un gage d'engagement de votre organisation qui participe à la crédibilité de votre initiative.
En tant qu'organisation, vous ne pouvez pas troquer avec les utilisateurs Facebook. Par contre, vous pouvez troquer avec les groupes coachés déjà existant. Un groupe peut vous fournir des tickets en échange d'une contribution par un achat en ligne Vous pouvez acheter pour eux des unités téléphonques ainsi que du matériel prévu dans l'une des quatre livraisons..
Conseil
Pour votre première formation, achetez les tickets du coaching PRO directement dans la boutique en ligne de 3tonnes. Une fois que vous êtes habitué aux principes du programme, vous pourrez troquer avec les groupes plus naturellement.
4 Impulser un centre de formation
Dans la région du Grand Kasaï, les charges annuelles d'un centre de formation sont comprises entre 0 $ et 75 $ en fonction des territoires, en fonction de ce que les familles possèdent déjà et/ou souhaitent mettre à disposition de la formation..
Vous pouvez consulter le guide ouvrir un centre pour comprendre plus précisément l'organisation d'un centre de formation. Il faut noter que si votre ONG finance une formation, le centre n'a pas à collecter des fonds. Cependant, un responsable pour le groupe reste nécessaire pour motiver les participants à venir et les réunir lors des séances. Au démarrage, cela peut être un travail relativement ingrat si le territoire n'est pas réceptif à la pertinence de la formation. Il arrive parfois que les premiers participants soient moqués et même que la formation soit perçue comme une "menace" par certains.
Conseil
Si possible, choisissez un territoire dans lequel vous avez un lien économique, filiale ou affectif qui peut vous donner une certaine autorité morale pour traiter avec le quartier ou le village sur le long terme.
Dans le contexte actuel, il est difficile de faire un appel à candidature formel au sein des communautés. Il semble opportun de présenter la formation à la communauté lors de l'atelier de présentation de la livraison [A]. A cette occasion, demandez à la communauté de désigner un responsable à qui le coach que vous avez choisi expliquera ses fonctions.
Pour éviter la gestion détaillée des charges du centre, il peut être judicieux d'attribuer au responsable du groupe le téléphone et éventuellement un chargeur photovoltaïque de la livraison |A]. Cet équipement servira concrétement au groupe coaché et sera perçu comme un avantage en nature valorisant le responsable. Notez que le responsable est potentiellement un futur coach..
Conseil
Il est préférable de différer le don d'équipement pour le responsable de la formation du premier atelier de présentation où le coach remet uniquement les audio à la communauté. C'est important de focaliser avant tout les familles sur la valeur des contenus de formation, ce qui n'est pas toujours évident tellement les communautés sont sollicitées par des initiatives en tout genre.. .
5 Couvrir les surcoûts
Lorsque le coach réside loin du centre de formation, la distance augmente le coût du programme avec la prise en charge de son transport à chaque séance de coaching. Lorsque le coût du déplacement aller retour dépasse le coût d'un appel téléphonique, il est préférable d'éviter au coach de perdre son temps en transport et de vous le facturer. Le coaching par téléphone donne aussi de bons résultats.
Il faut compter environ 2$ par appel téléphonique soit 80$ supplémentaire pour la formation. Malheureusement, les opérateurs téléphoniques RDC changent souvent leur tarif sans prévenir et souvent à la hausse.
Conseil
Il est préférable de donner l'argent des communications au coach qui résidant souvent en ville pourrra avoir des forfaits plus intéressants pour échanger plus longuement avec les groupes.
Si le coach réside loin du centre, il faut alors payer le transports aller retour pour ses déplacements lors des 4 ateliers / livraisons. Notez que si le coach est proche du centre mais que le centre est éloigné des grandes villes, il faudra prendre aussi en compte le transport du matériel.
Dans le Grand Kasaï, il faut compter 1 $ par kilomètre parcouru à moto. Le coût kilométrique doit être ajusté en cas de montée des prix des carburants.
Enfin, le matériel peut être perdu, volé ou cassé, les semences peuvent ne pas fonctionner du premier coup. Il faut vous attendre à dépasser le budget prévisionnel à cause des aléas même si parfois on a aussi des bonnes surprises. Le plus important reste la confiance dans le coach, la qualité de votre relation et votre bonne étoile.
FINANCER SON PROJET
Etablir le calendrier des actions et des paiements
Dans ce guide, vous trouverez la description étape par étape des actions et des dépenses que vous aurez à faire tout au long du programme.
Le présent calendrier est donné à titre indicatif. Chaque projet est forcément unique. Vous y trouverez des informations pour vous aider à construire le votre. Ce calendrier découpe l'année en 4 trimestres avec à la fin de chaque trimestre une des quatre livraisons du programme {A], {B], {C] et {D].
Dans le dessin et les prix mentionnés ci-après, vous trouverez le résumé des dépenses dans la région de Mbuji Mayi prenant en compte la prestation d'un nouveau coach en local (prix en foncé) et le surcoût d'une distance de 40 km avec le groupe coaché (prix en blanc).
Si vous faites des collectes de fonds publiques, n'oubliez pas de rajouter les frais de fonctionnement de votre organisation dans votre budget (au moins 5% du montant collecté). Vous pourrez trouver des idées dans le guide faire de la publicité.
Les transferts d'argent ne sont pas évidents en RDC. Le moyen le plus commun est Western Union mais il n'est pas dans toutes les villes et il faut parfois mobiliser un demi journée pour la collecte au bureau. Les transfert d'unites téléphoniques en ligne sont aussi bien pratiques pour transférer des petites sommes même si ils ne donnent pas toujours accès aux meilleurs forfaits.
Conseil
Gardez à l'esprit que seuls les grands centres ont des cyber et des postes accessibles pour les retraits. Limitez les surcoûts de déplacements et acceptez l'intermédiaire que votre coach choisit pour lui faciliter les choses. Transférez lui alors des plus petits montants pour le tester et l'aider à ne pas tout dépenser.
1 - Lancer la formation
Environ trois mois avant le moment où vous prévoyez de lancer le coaching d'un nouveau groupe, 3 mois avant la livraison [A], il vous faut réunir environ 190 $ (+80$) pour réaliser les 3 actions suivantes :
[A] - 3 mois : identifier un coach et négocier avec lui la prise en charge d'un groupe ou former une personne de confiance. Financer son forfait data (4 $) et la moitié du mentorat (6 $) [transfert unité : 10 $]
[A] - 2 mois : financer le coach pour qu'il achète le téléphone, la panneau photovoltaïque, la carte SIM et la carte SD (60 $) et qu'il anime ensuite l'atelier de présentation (10$) [transfert Wester Union : ~70 $ + ~40$]
[A] - 1 mois : financer le coach pour qu'il anime 20 séances de coaching (30 $) et paie les forfaits téléphoniques (40$) [transfert Wester Union : ~30 $ + ~40$]
[A] - 1 mois : payer le coaching PRO [boutique 3tonnes : 80 €}
[A] - 1 mois : payer le coaching PRO [boutique 3tonnes : 80 €}
2 - Préparer les expériences
Environ trois mois avant la fin du 3ème enseignement, 3 mois avant la livraison [B] il vous faut réunir environ 70 $ (+ 40 $) pour réaliser les 2 actions suivantes :
[B] - 1 mois : financer le coach pour qu'il achète le matériel sur place (10 $), récupère le reste au fret et réalise l'atelier d'expérience de la formation (10 $): [transfert Wester Union : ~20 $ + ~40 $].
3 - Préparer les culture des enseignements 7 & 8
Environ trois mois avant le début du 7ème enseignement, 3 mois avant la livraison [C] il vous faut réunir environ 256 $ (+ 80 $) pour réaliser les 2 actions suivantes :
[C] - 3 mois : commander le matériel pour les enseignements 7 & 8 à importer [commande KPM : ~140 $]
[C] - 1 mois : financer le coach pour acheter le matériel au marché (70 $), récupèrer le reste au fret et réaliser l'atelier de démontration (10 $) [transfert Wester Union : ~80 $ + 40 $].
[C] - 0 mois : financer le coach pour qu'il anime les 20 dernières séances de coaching et paie le reste du mentorat (36 $) plus les forfaits téléphoniques (40$) [transfert Wester Union : ~36 $ + ~40$]
[C] - 0 mois : financer le coach pour qu'il anime les 20 dernières séances de coaching et paie le reste du mentorat (36 $) plus les forfaits téléphoniques (40$) [transfert Wester Union : ~36 $ + ~40$]
4 - Préparer les cultures des enseignements 9 & 10
Environ 3 mois avant le début du 10ème enseignement, 3 mois avant la livraison [D], il vous faut réunir environ 50 $ (+ 40 $) pour réaliser les 2 actions suivantes :
[D] - 3 mois : commander le matériel pour les enseignements 9 & 10 à importer [commande KPM : ~10 $]
[D] - 1 mois : financer le coach pour qu'il récupère le matériel au fret et achète le reste sur place (20 $) et qu'il réalise ensuite l'atelier de démonstration (10 $) [D] auprès du groupe [transfert Wester Union : ~30 $] + 40 $].